С 2026 года изменились правила выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника или директора в служебных целях. Теперь нельзя установить любую сумму — размер нужно обосновать, а выплаты облагаются взносами ФСЗН. Разберём, как правильно оформить компенсацию, какие налоги начислить и как избежать штрафов.
Почему в 2026 году изменились правила?
Раньше компании часто платили компенсацию без чётких критериев — просто указывали сумму в приказе. С начала 2026 года налоговые органы и ФСЗН ужесточили контроль. Основное изменение: компенсация за использование личного авто теперь облагается взносами в ФСЗН. Кроме того, для освобождения от подоходного налога нужно документально подтвердить, что машину использовали в интересах нанимателя, и показать реальные расходы. Произвольные суммы больше не проходят.
Как оформить компенсацию: пошаговая инструкция
Шаг 1. Выберите основание. Компенсацию можно выплачивать на основании приказа (распоряжения) руководителя, договора аренды или безвозмездного пользования. Для микробизнеса чаще всего хватает приказа с указанием размера и порядка выплаты.
Шаг 2. Определите экономически обоснованный размер. Он должен зависеть от реального пробега, количества дней использования или расхода топлива. Зафиксируйте критерии в локальном акте. Обязательно ведите путевые листы, маршрутные листы или хотя бы записи в журнале — без них налоговая может не принять расходы.
Шаг 3. Начислите компенсацию в бухучёте. Отразите её в составе затрат (счёт 26 или 44 в зависимости от вида деятельности).
Шаг 4. Начислите налоги и взносы. С компенсации нужно удержать подоходный налог, если сумма превышает нормы или нет подтверждающих документов. Взносы ФСЗН начисляются в общем порядке — с 2026 года компенсация входит в базу. Также могут начисляться взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев.
Шаг 5. Отразите в отчётности. Данные о компенсации попадают в форму ПУ-3 (индивидуальные сведения) и в декларацию по подоходному налогу (если налог удерживался).
Какие налоги и взносы начислять на компенсацию?
| Вид платежа | Условия начисления | Что изменилось с 2026 года |
|---|---|---|
| Подоходный налог | Не облагается, если размер компенсации укладывается в нормы (установлены законодательством) и есть документы о служебных поездках. В противном случае — налог удерживается. | Ранее можно было не облагать любую сумму при наличии приказа. Теперь требуется обоснование. |
| Взносы в ФСЗН | Начисляются на всю сумму компенсации, выплаченной на основании приказа или договора (кроме аренды, где арендодатель — физлицо, не состоящее в трудовых отношениях). | Ранее взносы часто не начисляли. С 2026 года это обязанность. |
| Взносы по страхованию от несчастных случаев | Начисляются по тем же правилам, что и ФСЗН, если компенсация связана с выполнением трудовых обязанностей. | Изменений нет, но раньше о них часто забывали. |
Типичные ошибки при выплате компенсации
- Указывать завышенную компенсацию без экономического обоснования — налоговая может переквалифицировать её в доход и доначислить налоги.
- Не вести учёт пробега или времени использования — без документов нельзя подтвердить служебный характер поездок.
- Не начислять взносы ФСЗН по привычке, как делали до 2026 года. Это грозит пенями и штрафом от ФСЗН.
- Путать компенсацию с арендой автомобиля: при аренде вы платите физлицу доход, с которого удерживаете подоходный налог, но взносы ФСЗН не начисляете (если арендодатель не является работником).
- Не отражать выплату в отчётности — сведения о компенсации должны быть в ПУ-3.
- Не обновить учётную политику — пропишите порядок расчёта и перечень подтверждающих документов.
Эти ошибки встречаются часто. Чтобы не попасть на штраф, полезно заранее проверить свои документы и расчёты. Подробнее о других частых нарушениях — в статье Типичные ошибки в бухгалтерии 2026: за что штрафуют малый бизнес в Беларуси.
3 шага, которые можно сделать сегодня:
- Проверьте, как у вас оформлена компенсация за личное авто — есть ли приказ (договор) и документы о служебных поездках.
- Рассчитайте, нужно ли доначислить взносы ФСЗН за предыдущие месяцы 2026 года, если вы их не начисляли.
- Обновите учётную политику: пропишите порядок расчёта компенсации (пробег, дни, нормы) и перечень подтверждающих документов.
