С 2026 года для налоговых агентов в Беларуси начинается переход от ежегодной к ежеквартальной передаче сведений о доходах физических лиц. Это касается организаций и предпринимателей, которые выплачивают доходы работникам, подрядчикам и другим физлицам и удерживают подоходный налог. В статье разберём, что меняется, как подготовить учёт и какие действия помогут малому бизнесу не пропустить новый срок.
Что изменилось в отчётности о доходах физических лиц?
Совет Министров Беларуси утвердил постановление, которое корректирует порядок предоставления налоговыми агентами сведений о доходах физических лиц. Главное изменение — поэтапный переход с ежегодной подачи данных на ежеквартальную. Документ подписал премьер-министр Александр Турчин.
Раньше налоговый агент передавал сведения за год. С 2026 года данные нужно будет готовить чаще, поэтому бухгалтеру придётся закрывать информацию о доходах и удержанном подоходном налоге после каждого квартала. Переходный порядок рассчитан на 2026 и 2027 годы.
Для небольшой организации это затрагивает не только зарплату. В учёте могут появляться выплаты по гражданско-правовым договорам, отпускные, больничные, премии, материальная помощь и другие доходы физических лиц. По каждой выплате нужно проверить дату, сумму, вид дохода и удержанный налог.
Конкретный срок зависит от периода, за который подаются сведения, и переходных правил постановления. Поэтому бухгалтеру стоит работать по официальному календарю отчётности, а не переносить привычный ежегодный график на 2026 год.
Кто считается налоговым агентом?
Налоговым агентом выступает тот, кто выплачивает физическому лицу доход и обязан исчислить, удержать и перечислить подоходный налог. В типичной малой компании это ООО или ИП, который начисляет зарплату сотрудникам. Такой статус также возникает при отдельных выплатах физлицам, если по ним организация должна выполнять обязанности налогового агента.
Сам факт отсутствия штатных работников ещё не означает, что отчётность точно не нужна. Например, организация могла заключить договор с физическим лицом на выполнение работ или выплатить ему доход по другой операции. Сначала нужно определить статус получателя и налоговые обязанности по конкретной выплате.
Удобно составить внутренний список получателей дохода за квартал:
- работники по трудовым договорам;
- физические лица по гражданско-правовым договорам;
- получатели премий, компенсаций и материальной помощи;
- иные физлица, которым организация перечисляла доходы, облагаемые подоходным налогом.
Если один человек получал разные виды выплат, их лучше проверять отдельно. Зарплата и вознаграждение по договору могут отражаться по разным правилам, поэтому сводить их вручную в одну строку без проверки рискованно.
Как подготовить сведения за квартал?
Подготовка начинается с закрытия начислений за последний месяц квартала. Бухгалтер сверяет расчётные ведомости, банковские платежи, кассовые документы и договоры с физическими лицами. Отдельно проверяется, совпадает ли дата фактической выплаты с данными в учёте.
- Соберите все документы по выплатам физическим лицам за квартал.
- Разделите доходы по получателям и видам выплат.
- Проверьте начисленный и удержанный подоходный налог.
- Сверьте персональные данные получателей с учётной системой.
- Сопоставьте итоговые суммы с бухгалтерскими регистрами и платежами.
- Подготовьте сведения по действующему формату и передайте их в установленный срок.
Практический способ снизить количество исправлений — закрывать квартал отдельным контрольным листом. В нём можно указать фамилию и идентификационные данные получателя, вид дохода, дату выплаты, сумму дохода и сумму удержанного налога. Такой лист не заменяет установленную отчётность, но помогает найти расхождения до отправки.
Если расчёты ведёт внешний бухгалтер, заранее согласуйте дату передачи ему первичных документов. При ежеквартальном графике задержка одного договора или платёжной ведомости может повлиять на весь комплект сведений.
Какие сроки действуют в 2026 и 2027 годах?
Постановление предусматривает поэтапное изменение периодичности и устанавливает переходные сроки для 2026 года. В 2027 году порядок продолжит меняться в рамках того же перехода. Поэтому в календаре бухгалтера нужно отдельно отметить периоды, за которые подаются сведения, и крайние даты по каждому периоду.
| Период | Что проверить | Как действовать |
|---|---|---|
| 2026 год | Переходные правила и сроки подачи за соответствующие периоды | Сверять каждый срок с актуальной редакцией постановления и разъяснениями налоговых органов |
| 2027 год | Продолжение перехода к регулярной подаче | Планировать подготовку сведений после закрытия каждого квартала |
В открытых пересказах нововведения часто упоминают сам переход, но не приводят полный рабочий календарь для каждой ситуации. Для организации это означает простой порядок: перед первой подачей нужно проверить форму сведений, отчётный период, способ отправки и дату, которая считается последним днём подачи.
Не стоит ориентироваться на дату перечисления зарплаты без проверки правил учёта дохода. Для разных выплат значимыми могут быть начисление, выплата и удержание налога. Если эти даты смешать, сведения могут не совпасть с расчётами за квартал.
Какие ошибки чаще всего возникают у малого бизнеса?
- Бухгалтер продолжает готовить сведения раз в год и не включает квартальный срок в рабочий календарь.
- В отчёт не попадают выплаты по гражданско-правовым договорам.
- Суммы в сведениях не совпадают с расчётными ведомостями или платёжными документами.
- В персональных данных физического лица допущена ошибка.
- Премия, компенсация или материальная помощь отражены без проверки их налогового статуса.
- Организация отправляет сведения в последний день, когда исправить техническую или содержательную ошибку уже сложнее.
Отдельного внимания требует камеральный контроль. По данным МНС, за первые шесть месяцев 2026 года белорусским организациям направили 48 тысяч уведомлений по результатам камерального контроля. Получатели уведомлений добровольно доплатили в бюджет 61,5 млн рублей, а ведомство сделало акцент на предупредительных мерах. Эти цифры показывают, почему сверку доходов и налогов лучше проводить до подачи сведений, а не после получения уведомления (МНС, данные приведены Digital Belarus со ссылкой на БелТА).
Если после отправки обнаружилась ошибка, сначала нужно определить, затрагивает ли она сумму дохода, налог или только данные физического лица. Затем бухгалтер проверяет порядок подачи исправленных сведений и сохраняет подтверждение отправки первоначального документа.
Как организовать работу бухгалтерии к первому квартальному сроку?
В небольшой компании достаточно назначить одного ответственного за сбор документов и одного человека для финальной сверки. Если все операции ведёт один бухгалтер, полезно разделить работу по времени: сначала закрыть начисления, затем проверить документы и только после этого заполнять форму.
Рабочий календарь можно вести рядом с обычными налоговыми сроками. В начале квартала отмечают дату закрытия начислений, за несколько дней до подачи проводят сверку, а после отправки сохраняют квитанцию или другой документ, подтверждающий приём отчётности.
Когда компания передаёт бухгалтерию на аутсорсинг, в договорённости стоит закрепить, кто отвечает за три этапа: получение первичных документов, подготовку сведений и контроль результата отправки. Без такого разделения спор о пропущенном сроке возникает уже после окончания квартала.
Для проверки связанных обязанностей можно использовать отдельный чек-лист камеральной проверки для бухгалтера. Он помогает посмотреть на расчёты глазами проверяющего и заранее сопоставить выплаты, налог и документы.
3 шага, которые можно сделать на этой неделе:
- Составить список всех физических лиц, получавших доходы от организации в 2026 году.
- Добавить в календарь даты закрытия кварталов и отдельное напоминание о сроке подачи сведений.
- Провести пробную сверку выплат, удержанного подоходного налога и персональных данных за первый отчётный период.
