С 1 декабря 2026 года, согласно заявленной дате вступления изменений по приказу Минтруда № 45, для расчёта численности бухгалтеров будут применять новые правила. На дату публикации доступная проверяемая фактура не содержит полного текста приказа, формулы и перечня работников, которых нужно включать в расчёт. Поэтому бизнесу пока не стоит механически менять штатное расписание. Разумный план — собрать данные о бухгалтерской функции, отделить штатных работников от подрядчиков и после публикации официальных разъяснений проверить расчёт по новой методике.
Что именно меняется с 1 декабря 2026 года?
Из доступной формулировки следует только общий факт: с 1 декабря 2026 года меняется порядок расчёта численности бухгалтеров, а основанием называют приказ Минтруда № 45. В проверяемой фактуре нет точного текста нормы, даты официального опубликования, формулы расчёта и требований к минимальному числу бухгалтеров для организаций разного размера.
Это ограничение важно учитывать при планировании. Нельзя достоверно назвать число бухгалтеров для конкретного ООО или ИП, пока не известны правила, по которым будут учитывать должности, объём работы, совмещение, филиалы и передачу отдельных задач внешнему исполнителю. Не стоит также подменять расчёт численности оценкой выручки: сама по себе сумма дохода не показывает, сколько операций проходит через учёт.
До 1 декабря можно подготовить исходные сведения. Они понадобятся, когда появится полный текст приказа или официальное разъяснение уполномоченного органа.
Какие данные собрать для расчёта численности?
Начните со штатного расписания и фактической работы бухгалтерии. Зафиксируйте должности, количество ставок, режим работы и участок, за который отвечает каждый сотрудник. Отдельно укажите работников, которые совмещают бухгалтерские обязанности с кадровой работой, кассой, закупками или ведением договоров.
- число работников бухгалтерии по штатному расписанию;
- размер занятости по каждой должности;
- участки учёта: первичные документы, банк, касса, зарплата, налоги, отчётность;
- количество обособленных подразделений, если они есть;
- операции, которые передали внешнему бухгалтеру или специализированной организации;
- периоды, когда нагрузка резко возрастает, например при закрытии года и подготовке отчётности.
Полезно составить одну таблицу за обычный месяц и отдельную таблицу за период годовой отчётности. Если в штатном расписании указана одна ставка бухгалтера, а фактически часть задач выполняет директор, секретарь или специалист по кадрам, это нужно описать отдельно. Иначе после выхода методики будет трудно понять, какие функции уже учтены.
Работодатель также может проверить, совпадают ли должности в штатном расписании с трудовыми договорами и приказами. Если сотрудник оформлен бухгалтером, но фактически ведёт только первичные документы, это не повод самостоятельно менять его должность. Сначала нужно сопоставить документы с тем, как приказ № 45 определит бухгалтерскую работу.
Нужно ли уже менять штатное расписание?
До появления полного текста требований менять штатное расписание только из-за даты 1 декабря не следует. Штатное расписание фиксирует структуру организации, должности и ставки, поэтому его изменение должно опираться на конкретную кадровую или организационную причину.
Если предварительный анализ показывает, что бухгалтерская нагрузка не соответствует одной ставке, можно подготовить проект изменений. В нём указывают причину, новую должность или количество ставок, дату вступления изменений и порядок ознакомления работников. Но утверждать такой проект стоит после проверки требований приказа и его официальных разъяснений.
Для малого бизнеса особенно важен вопрос совмещения. Один человек может вести налоговый учёт, оформлять зарплату и готовить отчётность, однако разные функции не превращаются автоматически в несколько штатных единиц. При расчёте нужно будет руководствоваться именно правилами приказа, а не бытовым количеством задач.
Если бухгалтерию ведёт внешний исполнитель, соберите договор, акты и описание переданных функций. Такой договор не заменяет кадровый документ, но помогает показать, какие операции организация выполняет собственными силами, а какие передала подрядчику. Условия договора с ИП и границы трудовых отношений требуют отдельной проверки: договор с ИП вместо трудового договора может создавать правовые риски, если фактически человек работает как штатный сотрудник.
Как проверить расчёт после публикации официальной методики?
Когда появится полный текст приказа № 45, проверку удобно провести в четыре этапа. Сначала определите, на какие организации и должности распространяется документ. Затем выясните, какую единицу считают: человека, штатную единицу, ставку или среднюю численность за период. После этого сопоставьте формулу с данными бухгалтерии и оформите внутреннюю записку с расчётом.
- Проверьте дату вступления нормы и переходные положения.
- Выпишите из приказа все показатели, которые входят в расчёт.
- Сопоставьте показатели со штатным расписанием, трудовыми договорами и договорами на бухгалтерское обслуживание.
- Зафиксируйте результат и решите, нужны ли изменения должностей, ставок или распределения функций.
Расчёт лучше хранить вместе с документами, на которых он основан. В отдельной папке можно оставить копию штатного расписания, список сотрудников, сведения о занятости и договоры на переданные участки учёта. Это упростит проверку через несколько месяцев, когда состав работников изменится.
Параллельно проверьте бухгалтерскую отчётность и внутренние документы. Руководителю полезно заранее разобраться, какие документы подтверждают организацию учёта и кто отвечает за их подготовку: что собственнику нужно знать о бухгалтерской отчётности.
Какие ошибки чаще всего приводят к неверному расчёту?
- Менять штатное расписание по заголовку приказа, не изучив его полный текст.
- Считать только количество сотрудников и не учитывать размер их занятости.
- Смешивать бухгалтерские функции с кадровой работой, кассой и административными задачами.
- Игнорировать участки, которые переданы внешнему бухгалтеру или организации.
- Оставлять расчёт без документов, на основании которых получился результат.
Отдельная ошибка — использовать в качестве расчётной базы только оборот компании. Две организации с одинаковой выручкой могут иметь разный объём первичных документов, разное число работников и разное количество операций. Поэтому сначала соберите фактические показатели, а уже потом подставляйте их в формулу из приказа.
До 1 декабря 2026 года можно подготовить рабочую основу без преждевременных кадровых решений:
- сверить штатное расписание с фактическими обязанностями сотрудников;
- описать участки учёта и переданные подрядчикам задачи;
- после публикации полного текста приказа № 45 выполнить расчёт, сохранить его документальное обоснование и только затем решить вопрос об изменении ставок.
