С 18 сентября 2026 года в Беларуси действуют новые Правила работы архивов, утверждённые постановлением Минюста №46 от 21 августа 2026 года. Они регулируют порядок формирования, учёта, хранения, использования и передачи управленческой, кадровой и научно-технической документации, в том числе в электронном виде. В статье разберём, что нужно проверить в архиве малой компании, как правильно хранить кадровые документы и каких ошибок стоит избегать, чтобы не получить штрафы.
Что проверять в архиве организации после вступления в силу постановления Минюста №46?
Сначала проведите самостоятельную проверку текущего состояния архива. Новые правила распространяются на все организации, в том числе на представительства и филиалы иностранных юридических лиц — в части требований к кадровым документам. Обратите внимание на три блока:
- Документы на бумажных носителях: есть ли у них правильные реестры учёта, не повреждены ли обложки, не утеряны ли страницы.
- Электронные документы: настроен ли учёт, есть ли резервные копии для всех файлов, соответствует ли система хранения требованиям к целостности и защите от несанкционированного доступа, настроен ли контроль за сроками хранения электронных документов.
- Сроки хранения и уничтожения документов: совпадают ли действующие у вас сроки с новыми нормативами, есть ли утверждённые акты о выделении к уничтожению просроченных документов, соблюдена ли процедура уничтожения с составлением всех необходимых документов.
После завершения проверки по указанным блокам составьте акт о её результатах, в котором отметьте все выявленные несоответствия, сроки их устранения и ответственных лиц. Если у вас нет специально выделенного помещения для архива, достаточно обустроить отдельный защищённый шкаф или комнату, где будет поддерживаться необходимая температура и влажность, отсутствует риск попадания влаги и доступа посторонних лиц.
Кадровые документы в архиве по новым правилам 2026 года: что хранить и когда уничтожить
Кадровые документы занимают одну из самых больших частей архива любой организации, поэтому к их оформлению и хранению предъявляются отдельные требования в рамках новых правил. Все кадровые документы подразделяются на первичные, которые формируются в процессе работы с каждым сотрудником, и сводные, которые обобщают данные по всем сотрудникам организации. К первичным документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников, приказы о приёме на работу, переводе, увольнении, поощрении и взыскании, документы об оплате труда, учёте рабочего времени, предоставлении отпусков, больничных, профессиональной переподготовке. К сводным документам относятся штатные расписания, графики отпусков, отчёты по кадрам, документы по охране труда для всего персонала.
Перечень обязательных кадровых документов и сроки их хранения
Единый перечень кадровых документов, подлежащих хранению, и сроков их хранения утверждён одновременно с новыми правилами работы архивов. Документы хранятся в архиве организации в течение установленного срока, после чего они могут быть переданы в государственный архив или уничтожены в установленном порядке. Срок хранения кадровых документов зависит от их вида: например, трудовые договоры и документы, связанные с приёмом на работу и увольнением сотрудников, хранятся 50 лет после увольнения сотрудника. Документы по оплате труда и учёту рабочего времени хранятся 5 лет после окончания календарного года, к которому они относятся. Документы по профессиональной переподготовке и повышению квалификации сотрудников хранятся 50 лет после окончания действия соответствующего документа. Если у вас есть сомнения в сроке хранения конкретного вида документа, вы можете обратиться в территориальный орган по делам архивов для получения официальных разъяснений, до этого документ не подлежит уничтожению. Обратите внимание, что отдельные категории кадровых документов имеют разные сроки хранения в зависимости от должности сотрудника, характера работы и наличия информации об охране труда. Например, документы по профессиональной подготовке сотрудников, работающих с опасными производственными объектами, хранятся дольше, чем документы сотрудников административно-управленческого персонала. Все сроки хранения указаны в едином перечне, приложенном к постановлению Минюста №46, при необходимости вы можете запросить его копию в территориальном органе по делам архивов.
Практические шаги по приведению архива кадровых документов в соответствие с новыми правилами
Выполнение несложных последовательных действий позволит вам привести архив в соответствие с новыми требованиями без лишних затрат времени и ресурсов:
- Проведите полную инвентаризацию всех документов, имеющихся в вашем архиве, включая не только кадровые, но и управленческие, финансовые, документы по работе с контрагентами. Разделите все документы по видам и годам формирования, сопоставьте каждый вид с перечнем документов, утверждённым постановлением Минюста №46, и соответствующим сроком хранения. Если у вас есть документы, срок хранения которых не установлен, обратитесь в территориальный орган по делам архивов для получения разъяснений до начала работы по приведению архива в соответствие с правилами.
- Для бумажных документов проверьте состояние обложек, крепления страниц, отсутствие следов влаги, плесени, повреждений от насекомых. Если есть повреждённые или утраченные страницы, подготовьте заверенные копии этих документов, подписанные руководителем организации и ответственным лицом за ведение архива, и приложите их к соответствующему делу.
- Для электронных документов проверьте, что все файлы имеют расширения, которые не требуют специального программного обеспечения для открытия, что для каждого файла прописан срок хранения в метаданных, настроены права доступа так, что только уполномоченные сотрудники могут изменять, удалять или передавать эти документы. Убедитесь, что резервные копии электронного архива хранятся в отдельном помещении, не подверженном риску пожара, затопления или кражи данных.
- Разработайте или актуализируйте внутренний регламент работы с архивом организации, в котором пропишите: перечень ответственности лиц, работающих с архивом, порядок приёма документов в архив после их создания или получения, порядок выдачи документов сотрудникам организации или третьим лицам, порядок возврата документов в архив, порядок проведения ежегодной проверки архивных дел, порядок выделения документов к уничтожению и процедура их уничтожения.
- Подготовьте документы для уничтожения просроченных кадровых документов: составьте акт о выделении к уничтожению, в котором укажите перечень документов, сроки их хранения, причину выделения к уничтожению (истечение срока хранения). Если в организации есть профсоюзный комитет, направьте акт на согласование его представителям. После получения согласования подпишите акт руководителем организации, затем произведите уничтожение документов в присутствии комиссии, состоящей из представителя руководства, ответственного за архив и представителя профсоюза (если он есть). После уничтожения составьте акт о факте уничтожения документов, в котором укажите способ уничтожения, дату, состав комиссии, и приложите его к акту о выделении к уничтожению.
Типичные ошибки при работе с архивом кадровых документов, которые ведут к штрафам
Нарушение новых правил работы с архивами влечёт наложение административных штрафов на должностных лиц и на саму организацию. Наиболее распространённые ошибки, за которые могут оштрафовать:
- Хранение кадровых документов дольше установленного срока без официального решения о продлении срока хранения, если это предусмотрено правилами.
- Раннее уничтожение документов до наступления срока хранения, указанного в перечне, утверждённом постановлением Минюста №46.
- Отсутствие реестра учёта бумажных документов в архиве, или реестр не соответствует фактическому наличию документов.
- Для электронных документов отсутствует резервная копия, или доступ к документам не ограничен, что приводит к несанкционированному изменению или удалению информации.
- Уничтожение документов без составления акта о выделении к уничтожению и акта о фактическом уничтожении, или без согласования с профсоюзным комитетом если он есть в организации.
- Передача кадровых документов в государственный архив до наступления срока их хранения в организации, если это не предусмотрено правилами.
- Хранение документов в помещении, которое не соответствует требованиям к температурно-влажностному режиму, защите от пожара, от несанкционированного доступа.
- Не ведение журнала учёта выдачи документов из архива, в результате чего нельзя отследить, кто и когда получал документы, что приводит к потере или порче документов.
- Хранение персональных данных сотрудников в архиве без соблюдения требований к защите персональных данных, что является отдельным нарушением законодательства Республики Беларусь.
Часто задаваемые вопросы по новым правилам работы архивов 2026 года
- Действуют ли новые правила для микропредприятий с численностью до 15 человек? Да, новые правила распространяются на все юридические лица и индивидуальных предпринимателей Беларуси, независимо от численности сотрудников, в части требований к кадровым документам и порядку их хранения.
- Можно ли хранить кадровые документы только в электронном виде, без бумажных копий? Да, если электронная система хранения соответствует всем требованиям правил: обеспечивает целостность документов, невозможность несанкционированного изменения, наличие резервных копий, возможность восстановления документов при сбоях в системе, а также если у организации есть утверждённый внутренний регламент работы с электронными документами.
- Какой срок хранения у трудового договора после увольнения сотрудника? Срок хранения трудового договора и всех документов, связанных с трудовыми отношениями конкретного сотрудника, составляет 50 лет после увольнения сотрудника, если иной срок не установлен отдельным перечнем документов, утверждённым постановлением Минюста №46.
- Нужно ли согласовывать уничтожение кадровых документов с профсоюзом? Да, если в организации есть профсоюзный комитет, акт о выделении кадровых документов к уничтожению подлежит обязательному согласованию с его представителями до подписания руководителем организации.
- Что делать, если в архиве обнаружили документы с неустановленным сроком хранения? В таком случае необходимо обратиться в Министерство юстиции Республики Беларусь или в территориальный орган по делам архивов
