Как оформить электронный акт сверки расчетов в Беларуси в 2026 году

Электронный акт сверки помогает подтвердить состояние расчетов с покупателем или поставщиком без обмена бумажными экземплярами. Чтобы учесть его при инвентаризации, подготовьте документ с данными обеих сторон, направьте контрагенту и сохраните итоговый файл вместе с подтверждением подписания. С 1 января 2026 года порядок инвентаризации расчетов регулирует Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Инвентаризация активов и обязательств». Ниже — практический порядок работы с актом и частые ошибки.

Что изменилось в инвентаризации расчетов с 2026 года?

Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Инвентаризация активов и обязательств», утвержденный постановлением Минфина от 31.10.2025 № 126, прямо предусматривает составление актов сверки с дебиторами и кредиторами. Суммы, подтвержденные такими актами, отдельно отражают в инвентаризационных документах (источник: iLex, «Как электронный акт сверки упрощает процесс инвентаризации расчетов»).

Для бизнеса это означает, что акт стоит подготовить в рамках инвентаризации и связать с учетными данными на конкретную дату. Сам по себе файл не заменяет инвентаризационные документы: в них также нужно отразить подтвержденные суммы и результаты сверки.

Какие сведения указать в электронном акте?

Перед отправкой сопоставьте данные учета обеих сторон на одну и ту же дату. Проверьте, что акт позволяет определить участников, период сверки и операции, из которых сложилось сальдо. Если стороны не согласны с суммой, зафиксируйте расхождение и выясните, какие документы или записи его вызвали.

В рабочем порядке полезно включить в акт:

• наименования сторон и сведения, по которым можно определить контрагентов;
• период сверки и дату, на которую показано состояние расчетов;
• перечень операций, влияющих на задолженность, с датами и суммами;
• итоговые суммы по данным каждой стороны и отметку о расхождениях;
• данные подписантов и способ подтверждения документа в электронном виде.

Сверяйте строки акта с первичными документами и регистрами учета: договором, документами по отгрузке или оказанию услуг, платежными документами и корректировками. Если контрагент указал другую сумму, не исправляйте итог без проверки основания расхождения.

Как обменяться актом и включить его в документы инвентаризации?

Сначала сформируйте акт по данным бухгалтерского учета и проверьте его внутри организации. Затем передайте контрагенту согласованным способом электронного документооборота. Полученный подписанный файл и сведения, подтверждающие обмен, сохраните так, чтобы их можно было связать с конкретным контрагентом и периодом.

После сверки перенесите подтвержденную сумму в инвентаризационные документы. Если контрагент не ответил или сообщил о расхождении, отметьте это в рабочих материалах и разберите спорные операции отдельно. Не отражайте неподтвержденную сумму как согласованную: сначала выясните причину, затем внесите обоснованное исправление в учет и документы.

Электронный обмен сокращает печать и пересылку бумажных экземпляров, но не отменяет проверку содержания. Электронный акт должен оставаться доступным для чтения и хранения, а порядок его подписания и передачи — понятным сотрудникам, которые ведут учет.

Каких ошибок избежать при сверке?

• Сравнивать разные даты. Остатки на конец месяца и на другую дату не совпадут, даже если учтены одни и те же операции.
• Считать отсутствие ответа подтверждением. Молчание контрагента не показывает, что он согласовал сумму.
• Не разбирать расхождения. Проверьте документы по спорным строкам, а не только итоговое сальдо.
• Хранить акт отдельно от инвентаризации. Зафиксируйте подтвержденную сумму в инвентаризационных документах и сохраните связь с актом.
• Оставлять без контроля отправку и подписание. Назначьте ответственного сотрудника и отмечайте, кому отправлен документ и получен ли ответ.

Перед очередной инвентаризацией выберите дату сверки, выгрузите операции по контрагенту и подготовьте акт по данным учета. После ответа контрагента разберите все расхождения, а подтвержденную сумму перенесите в инвентаризационные документы. Материал обновлен 19 октября 2026 года. Он носит справочный характер и не является индивидуальной консультацией; применимость порядка к конкретной ситуации следует оценивать с учетом документов организации и действующих требований.